Email-ul este unul dintre cele mai populare mijloace de comunicare. Poate fi folosit atat in comunicare profesionala, cat si in cea personala. Orice email poate avea structura si forma unui email formal. Acesta trebuie sa fie bine structurat si sa exprime clara ta intentie de a contacta destinatarul.

Indiferent de scopul emailului tau, ai nevoie sa stii cum sa redactezi un email formal, iar acest ghid te va ajuta.

Pentru inceput, este important sa iti faci o schita inainte de a incepe sa scrii emailul. In aceasta schita trebuie sa gandesti cum vrei sa te adresezi destinatarului, ce subiect sa mentionezi in titlu, ce informatii sa includi in continutul emailului si cum sa termini mesajul.

Mai apoi, trebuie sa adaugi destinatarul tau si informatii de contact: daca nu stii adresa de email a persoanei, caut-o pe website-ul sau.

Titlul emailului trebuie sa capteze atentia destinatarului si sa-i descrie imediat scopul emailului tau. Aceasta informatie trebuie sa apara in prima propozitie a emailului.

Atunci cand incepi sa redactezi continutul emailului, incepe prin a prezenta problema sau scopul pentru care contactezi destinatarul. Specifica la ce se refera problema si ce rezultat doresti. Daca ai informatii detaliate pe care doresti sa le inmanezi, fa-o, dar limitandu-te doar la informatiile esentiale. Acestea trebuie redactate cu un limbaj profesional si un ton adecvat.

De asemenea, iti recomandam sa faci referire la orice precedenta referitoare la problema ta, in special daca mai ai discutii anterioare cu persoana contactata.

Cand termini emailul, trebuie sa iti exprimezi aprecierea pentru timpul si atentia acordate. Apoi, ofera-i persoanei contactate posibilitatea sa-ti raspunda.

La final, adauga o semnatura cu titlu tau profesional si cu linkuri catre profilul tau de social media.

Mai jos este un model de email formal:

Subiect: Problema revizuirii liniilor directoare

Draga [Numele],

Apreciez efortul pe care il faci pentru revizuirea liniilor directoare ale departamentului nostru.

M-am gandit sa iti ofer detalii: [provide details].

Iti doresc sa iti reusesti revizuirea si sa ne asiguram ca vom respecta toate standarile si reglementarile.

Te rog sa ma anunti in cazul in care ai nevoie de alte informatii pentru a completa procesul.

Multumesc pentru atentia acordata.

Cu respect,
[Numele]
[Titlul tau]